ફોન કોલ, "ગોકળગાય" મેલ અને કેટલાક કિસ્સાઓમાં, સામ-સામે બેઠકોમાં પણ ઇલેક્ટ્રોનિક સંચાર વધુ લોકપ્રિય બની રહ્યો છે. તબીબી કચેરી સહિતના કોઈપણ વ્યાવસાયિક સેટિંગમાં, સહકર્મીઓ, દર્દીઓ, ચિકિત્સકો, હોસ્પિટલો, વિક્રેતાઓ અથવા અન્ય પ્રોફેશનલ્સને ઇમેઇલ્સ મોકલતી વખતે ઘણી વસ્તુઓ ધ્યાનમાં લેવાનું મહત્વપૂર્ણ છે.
લોકો તેમના દિવસના ખુલ્લા ભાગ અને ઇમેઇલ્સ વાંચવાનો ખર્ચ કરે છે.
બિનઅસરકારક અને બિનમહત્વપૂર્ણ ઇમેઇલ્સ પર વેલ્યુએબલ સમય વેડફાઇ ન કરવો જોઇએ. તે જ વ્યાવસાયીકરણ જે તમે ફોન પર ઉપયોગ કરશો, મેલ પત્રવ્યવહાર અથવા સામ-સામેનો પણ ઇમેઇલમાં વ્યક્ત થવો જોઈએ. હંમેશાં યાદ રાખો કે ઇમેઇલ સંચારનો એક પ્રકાર છે અને રીસીવર દ્વારા સંદેશને કેવી રીતે અર્થઘટન કરવામાં આવે છે તે એક માત્ર વસ્તુ છે જે મહત્વપૂર્ણ છે.
ઇમેઇલ બનાવતા અને મોકલતા પહેલાં, પોતાને પૂછો ઘણા પ્રશ્નો.
- શું હું મોકલું છું તે માહિતી માટે સંચાર શ્રેષ્ઠ ફોર્મ છે?
- તે વ્યાવસાયિક છે?
- તે HIPAA સુસંગત છે?
- શું તે ચોક્કસપણે મને અને મેડિકલ ઓફિસનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે?
ઇમેઇલ રીતભાત નિયમ # 1
મોકલો દબાવો તે પહેલાં તમારા સંદેશની સામગ્રી વિશે વિચારો. ખાતરી કરો કે ઇમેઇલ એ તમારા ફોન અથવા મીટિંગની જગ્યાએ તમારા મેસેજ માટે સંચાર યોગ્ય સ્વરૂપ છે. ધ્યાનમાં રાખો કે સામગ્રી તમારી છબીની પ્રતિબિંબ અને તમારી મેડિકલ ઓફિસની અપેક્ષિત વ્યાવસાયીકરણનું સ્તર દર્શાવે છે.
અશ્લીલ, વાંધાજનક, નિંદાત્મક, બદનક્ષીભર્યું, જાતિવાદી અથવા લૈંગિક સ્વભાવ ધરાવતી કોઈપણ ઇમેઇલ મોકલી, ફોરવર્ડ અથવા જવાબ આપશો નહીં. દંડ તમારી અને મેડિકલ ઓફિસ માટે ગંભીર હોઈ શકે છે.
ઇમેઇલ રીતભાત નિયમ # 2
યોગ્ય વ્યાકરણ, વિરામચિહ્નો, અને જોડણીનો ઉપયોગ કરો. ફરીથી, તમારો સંદેશ તમારા મેડિકલ ઓફિસનું પ્રતિબિંબ છે.
ઉપરાંત, સંદેશને સંક્ષિપ્ત રાખવાનું અને તમારા મેસેજ માટે યોગ્ય લેઆઉટનો ઉપયોગ કરવાની ખાતરી કરો કે જે વાંચવા માટે સરળ બનાવે છે. તમે SEND દબાવો તે પહેલાં તમારા ઇમેઇલને પુરાવો આપો .
બધા સી.પી.એસ.એસ. વાપરશો નહીં કારણ કે આ ઑનલાઇન દુનિયામાં ચીસો અથવા ચીસો ગણાય છે. શબ્દ અથવા શબ્દસમૂહ પર ભાર મૂકવા બોલ્ડ અથવા ઇટાલિકોનો ઉપયોગ કરો. પણ, અત્યંત ફેન્સી અથવા વિચિત્ર ફોન્ટ્સનો ઉપયોગ કરીને ટાળવા કારણ કે આ તમારા ઇમેઇલને વાંચવા માટે વધુ મુશ્કેલ બનાવે છે.
ઇમેઇલ રીતભાત નિયમ # 3
ખાતરી કરો કે ઇમેઇલ યોગ્ય પ્રાપ્તકર્તા (ઓ) ને મોકલવામાં આવી રહી છે તબીબી કચેરીમાંની માહિતી, ખાસ કરીને દર્દીની માહિતીથી સંબંધિત, માત્ર ધોરણે જ જાણવાની જરૂર છે. એ પણ વિચારણા કરો કે લોકો "જંક મેલ" તરીકે તેમની સાથે સંબંધિત માહિતીને સંબંધિત ન કરી શકે.
વ્યક્તિગત અને ગોપનીય માહિતીની ચર્ચા કરશો નહીં અથવા કોઈ ઇમેઇલમાં દર્દી ફાઇલોને જોડશો નહીં. એકાઉન્ટની સમીક્ષા કરવા માટે વ્યક્તિને સલાહ આપવા માટે દર્દી એકાઉન્ટ નંબર્સ અથવા તબીબી રેકોર્ડ નંબર્સનો ઉપયોગ કરો. તમારી માહિતી ત્યાં નોંધવું જોઈએ.
ઇમેઇલ રીતભાત નિયમ # 4
સંભવિત 24 કલાકની અંદર વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ્સનો જવાબ આપો જો તે તમને પૂરતો સમય આપતું નથી, તો ઓછામાં ઓછું પ્રતિસાદ આપો કે તમને ઇમેઇલ પ્રાપ્ત થઈ છે અને તમે શક્ય તેટલી વહેલી તકે તેમને પાછા મળશે.
સ્પામનો જવાબ આપશો નહીં અથવા સબસ્ક્રાઇબ / અનસબ્સ્ક્રાઇબ કરવા વિનંતી.
આ ફક્ત વધુ સ્પામ જનરેટ કરશે જે તમારા વ્યવસાય ઇમેઇલને છીનવી લેશે.
ઇમેઇલ રીતભાત નિયમ # 5
લાગણીઓને ઇમેઇલ્સથી દૂર રાખો નમ્ર અને વ્યાવસાયિક બનો. તે સમયના સંબંધ પછી તમે અનૌપચારિક બની શકો છો તે જાણો તે પ્રકારના સંબંધ બાંધવા માટે પસાર થઈ ગયો છે.
કોઈ ઇમેઇલમાં કંઈપણ ન જણાવો કે જે તમને પાછળથી પસ્તાવો થઈ શકે. ગુસ્સામાં એક ઇમેઇલ મોકલવા અથવા તેનો જવાબ આપવા પર ખૂબ કાળજી રાખો કોઈ અન્ય વ્યક્તિ વિશે વ્યક્તિગત ટિપ્પણીઓ ક્યારેય ન બનાવો, એવી ટિપ્પણી કરો કે જે કોઈને દુર્વ્યવહાર કરશે અથવા તમે જે કંઈ પણ કહેશો નહીં.
ઇમેઇલ રીતભાત નિયમ # 6
ઓછામાં ઓછું રમૂજ, ટુચકાઓ અને વક્રોક્તિ રાખો. ઇરાદામાં વારંવાર "ભાષાંતરમાં ખોવાયું" હોય છે અને લોકો હંમેશા મજાક ન મેળવી શકે.
પ્રાપ્તકર્તાના દ્રષ્ટિકોણથી તેના વિશે વિચારો.
ચૅન અક્ષરો મોકલવા, ફોરવર્ડ અથવા જવાબ આપશો નહીં તે અવ્યાવસાયિક વર્તન છે અને કેટલાક લોકો તેને જંક મેઇલ તરીકે જુએ છે. યાદ રાખો કે જે કોઈપણ સામગ્રી તમે મોકલો છો તે તમારા તબીબી કચેરીથી અપેક્ષિત વ્યાવસાયિક અને વ્યાવસાયિક સ્તરનું પ્રતિબિંબ પાડવું જોઈએ.