તબીબી ઓફિસમાં નમ્ર, સુસંગત ફોન મેનર્ન
શું તમારા રિસેપ્શનિસ્ટ પાસે ઉત્તમ ટેલિફોન શિષ્ટાચાર છે? તમારા તબીબી કચેરીના કર્મચારીઓ માટે સતત નમ્ર, સુસંગત ફોન રીત પ્રદાન કરવું તે અગત્યનું છે. જ્યારે કોઈ દર્દી કોલ કરે છે, જે રીતે ફ્રન્ટ ડેસ્ક કર્મચારી ટેલીફોન કોલનું સંચાલન કરે છે તે નક્કી કરે છે કે તમારી સુવિધા કેવી રીતે જોવામાં આવે છે.
સંદેશાવ્યવહારના સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાયેલા એક સાધન તરીકે, ટેલિફોન સંચારને થોડું ન લેવા જોઇએ. ઘણીવાર દર્દી સાથે તબીબી કચેરીની પ્રથમ ક્રિયાપ્રતિક્રિયા હોય છે. અહીં કેટલીક મૂળભૂત ટીપ્સ છે જે તમે ટેલિફોન શિષ્ટાચારને સુધારવા માટે તમારા મેડિકલ ઓફિસ સ્ટાફની ઑફર કરી શકો છો.
1 -
સક્રિય સાંભળનાર બનો"સક્રિય શ્રવણ" તરીકે ઓળખાતી તકનીક એ સમજવા માટે ઉપયોગી સાધન છે કે સમજ પૂર્ણ છે. આ તકનીકમાં, સાંભળનાર તે માહિતીને પોતાના શબ્દોમાં કહેશે. જો આ માહિતી સાચી છે, એક્સચેન્જ સંપૂર્ણ છે, જો માહિતીના પ્રેષક આ સમયે કોઈપણ ગેરસમજને સુધારી શકે છે. આ વિનિમય માત્ર થોડી વધુ સમય લે છે અને જવાબદારી ઉભી કરવા માટે કાર્યક્ષમ સાધન છે કારણ કે વિનિમયમાં સામેલ દરેક વ્યક્તિ જાણે છે કે અપેક્ષાઓ સ્પષ્ટ અને સમજવામાં આવી છે.
- સ્પીકર પર ફોકસ કરો
- રુચિ ધારો
- અવરોધવું નહીં કરવાનો પ્રયાસ કરો
- તમારી નોન-મૌખિક સંચારથી વાકેફ રહો
- અન્ય કોઈની સાથે વાત કરવાનું ટાળો
- ચર્ચા કરવામાં આવી રહેલા મુદ્દા પર તમારું મન રાખો
2 -
સારા ફોન મેનર્સ છેફોનની સારી વ્યવસ્થા કરવી એ સરળ કાર્ય છે. સારા ફોનની રીતભાતનો અર્થ ફક્ત વ્યાવસાયિક હોવાનો અર્થ છે અને અન્ય લોકોને જે રીતે તમે સારવાર કરવા માંગતા હોવ તે રીતે સારવાર કરવી જો તમે કોલર છો. કેટલાક ઉદાહરણોમાં શામેલ છે:
- ઓછામાં ઓછા ત્રીજા રીંગ દ્વારા, ઝડપથી જવાબ આપો
- તમારા નામ અને મૈત્રીપૂર્ણ શુભેચ્છા સાથે જવાબ આપો
- સ્માઇલ કરો, ફોનર તમારા સ્મિતને ફોન દ્વારા સાંભળી શકે છે
- ધીમે ધીમે અને સ્પષ્ટપણે બોલો
- ક્યારેય ફોન પર ખાવું, ગમ અથવા કંઈપણ પીવું નહીં
- કૉલરને પકડી રાખતા પહેલાં પરવાનગી પૂછો
3 -
ગોપનીયતા જાળવોદર્દીની ગુપ્તતા જાળવી રાખવાથી દર્દીઓને તમારી તબીબી સુવિધામાં સારવાર કરવામાં સુરક્ષિત લાગે છે, તે કાયદો છે. દર્દી સ્વાસ્થ્યની માહિતીને ઍક્સેસ કરતી કોઈપણ સંસ્થાને આવરીત એન્ટિટી ગણવામાં આવે છે અને તે કાયદા દ્વારા HIPAA જોગવાઈઓનું પાલન કરે છે અથવા સિવીલ અને / અથવા ફોજદારી દંડનો સામનો કરે છે. તે આવશ્યક છે કે તબીબી નોંધો ગુપ્ત રહે છે અને જે લોકો પાસે યોગ્ય અધિકૃતતા નથી તેમની પાસે ઍક્સેસ કરી શકાતી નથી. દર્દીની સુરક્ષિત આરોગ્ય માહિતી (પીએચઆઇ (PHI)) ને તેની અધિકૃતતા વગર સંબંધિત જાહેરાતોને પ્રાયવેસી રૂલનું ઉલ્લંઘન ગણવામાં આવે છે.
- ફોન પર આપવામાં આવેલી માહિતી વિશે સાવધ રહેજો
- દર્દીને તેમના સામાજિક સુરક્ષા નંબરને પોતાને ઓળખવા માટે પૂછો
- ધ્યાનમાં રાખો કે અન્ય દર્દીઓ તમારી વાતચીત સાંભળી શકશે
- જો કોલર દર્દી નથી, તો પરવાનગી વિના વ્યક્તિગત માહિતી પર ક્યારેય ચર્ચા કરશો નહીં
4 -
ધ્યાનમાં લેવાતી વસ્તુઓટેલિફોન શિષ્ટાચાર ફક્ત તમે જે કહેશો તે જ નથી અથવા તમે શું કરો છો, તે પણ તમે તેને કેવી રીતે કહો છો અને તમે તે કેવી રીતે કરો છો તે છે. આગળના સમયે તમે ટેલિફોન પર દર્દી અથવા અન્ય ગ્રાહક સાથે વાત કરો ત્યારે આનો વિચાર કરો.
- હંમેશાં કૉલ કરવા બદલ આભાર
- પ્રથમ ક્યારેય અટકી નહીં
- સંદેશો લઈએ ત્યારે શક્ય એટલું વધુ માહિતી મેળવો
- શાંત અને નમ્ર રહો, પછી ભલે દર્દી તમને અસંસ્કારી હોય