ફ્રન્ટ ડેસ્ક સ્ટાફ સામાન્ય રીતે પ્રથમ સંપર્ક દર્દી તમારા ઓફિસ સાથે છે. તેઓ માત્ર ટેલિફોનનો જવાબ આપતા નથી અથવા દર્દીઓને શુભેચ્છા આપે છે. તેઓ એપોઇન્ટમેન્ટની સુનિશ્ચિત કરવા અને દર્દી વસ્તીવિષયક માહિતી મેળવવા માટે પણ જવાબદાર છે. તેઓ તબીબી કચેરીની ઝડપી ગતિ જાળવી રાખવા તેમજ વિગતવાર વિગતવાર ધ્યાન આપવા માટે સક્ષમ હોવા જોઈએ. ફ્રન્ટ ડેસ્ક સ્ટાફની 8 જવાબદારીઓ અહીં છે.
1 -
સ્વાગત અને ગૌરવ ...એક ફ્રન્ટ ડેસ્ક વ્યક્તિ બધા દર્દીઓ અને મુલાકાતીઓને આવકારે છે અને વ્યક્તિને અથવા ફોન પર ઑફર કરે છે. દરેક જાણે છે કે, પ્રથમ છાપ કાયમી લોકો છે. તમારા ગ્રાહકોને તમારી તબીબી પ્રથા વિશે જે પ્રથમ છાપ મળે છે તે ઘણી વખત તમારા કાર્યાલય કર્મચારીઓ દ્વારા તમારા સંગઠનની સફળતા માટે નિર્ણાયક બનાવે છે. ઉચ્ચ ગુણવત્તાની સંભાળ અને ઉત્તમ ગ્રાહક સેવા પૂરી પાડવાથી દર્દી સંતોષના ઊંચા સ્તરને કારણે તબીબી કચેરી માટે આવકની ખોટ અટકાવવામાં આવશે.
2 -
ફોનના જવાબો ...યોગ્ય ટેલિફોન શિષ્ટાચારનો ઉપયોગ કરીને નમ્ર, સતત ફોન રીત જાળવી રાખતા ફોનની સારી વ્યવસ્થા કરવી એ સરળ કાર્ય છે. સારા ફોનની રીતભાતનો અર્થ ફક્ત વ્યાવસાયિક હોવાનો અર્થ છે અને અન્ય લોકોને જે રીતે તમે સારવાર કરવા માંગતા હોવ તે રીતે સારવાર કરવી જો તમે કોલર છો. તમારા તબીબી કચેરીના કર્મચારીઓ માટે સતત નમ્ર, સુસંગત ફોન રીત પ્રદાન કરવું તે અગત્યનું છે. જ્યારે કોઈ દર્દી કોલ કરે છે, જે રીતે ફ્રન્ટ ડેસ્ક કર્મચારી ટેલીફોન કોલનું સંચાલન કરે છે તે નક્કી કરે છે કે તમારી સુવિધા કેવી રીતે જોવામાં આવે છે.
3 -
રીસેપ્શન એરિયા રાખે છે ...સ્વચ્છ અને વ્યવસ્થિત. તમારી તબીબી કચેરીને સ્વચ્છ રાખીને તે જે રીતે જુએ છે તેના વિશે નથી. કર્મચારીઓ અને દર્દીઓને સલામત અને તંદુરસ્ત રાખવા માટે સ્વચ્છ તબીબી કચેરી આવશ્યક છે. તબીબી કચેરીને જંતુઓથી મુક્ત રાખવી તે સપાટી પર શું છે તેની તુલનામાં વધુ છે; તે ચેપી રોગો અટકાવવા માટે તંદુરસ્ત, જંતુરહિત વાતાવરણ હોવા અંગે છે.
4 -
નવા દર્દીઓ રજીસ્ટર ...અને વ્યક્તિગત અને નાણાકીય માહિતી સહિત દર્દી વિગતવાર દર્દી માહિતી એકત્ર દ્વારા હાલના દર્દી વસ્તી વિષયક અપડેટ્સ. એક દર્દી એકાઉન્ટનું ચક્ર દર્દી વસ્તીવિષયક માહિતીના પ્રારંભિક પ્રવેશથી ઉદ્દભવે છે જેમાં દર્દી વસ્તીવિષયક અને વીમા માહિતીનો સમાવેશ થાય છે. અમાન્ય માહિતી ચુકવણી વિલંબ કરી શકે છે
5 -
પેશન્ટ ફ્લો પૂરી પાડે છે ...દર્દીઓના આગમનના પ્રદાતાને જાણ કરીને, વિલંબથી પરિચિત હોવા, અને દર્દીઓ અને ક્લિનિકલ સ્ટાફ સાથે વાતચીત જો તમારી તબીબી કચેરીના દર્દીઓ સંપૂર્ણ પ્રક્રિયાથી ખુશ ન હોય, તો તેઓ પાછા ન આવી શકે. ઉચ્ચ ગુણવત્તાની સંભાળ અને ઉત્તમ ગ્રાહક સેવા પૂરી પાડવાથી દર્દી સંતોષના ઊંચા સ્તરને કારણે તબીબી કચેરી માટે આવકની ખોટ અટકાવવામાં આવશે. જ્યાં સુધી તેઓ આખી પ્રક્રિયાથી સંતુષ્ટ હોય ત્યાં સુધી દર્દીઓ ખૂબ જ પાછાં આવે છે.
6 -
આનો પ્રતિસાદ ...દર્દીઓ ', સંભવિત દર્દીઓ, અને નમ્ર રીતે મુલાકાતી પૂછપરછ. "સક્રિય શ્રવણ" તરીકે ઓળખાતી તકનીક એ સમજવા માટે ઉપયોગી સાધન છે કે સમજ પૂર્ણ છે. આ તકનીકમાં, સાંભળનાર તે માહિતીને પોતાના શબ્દોમાં કહેશે. જો આ માહિતી સાચી છે, એક્સચેન્જ સંપૂર્ણ છે, જો માહિતીના પ્રેષક આ સમયે કોઈપણ ગેરસમજને સુધારી શકે છે. આ વિનિમય માત્ર થોડી વધુ સમય લે છે અને જવાબદારી ઉભી કરવા માટે કાર્યક્ષમ સાધન છે કારણ કે વિનિમયમાં સામેલ દરેક વ્યક્તિ જાણે છે કે અપેક્ષાઓ સ્પષ્ટ અને સમજવામાં આવી છે.
7 -
તબીબી ઓફિસ પુરવઠા રાખે છે ...ઇન્વેન્ટરી જરૂરિયાતો ધારવાથી, ઓર્ડર આપવા અને ઓફિસ સાધનોની દેખરેખ દ્વારા પર્યાપ્ત રીતે ભરાયેલા.
8 -
પેશન્ટ ગુપ્તતાને રક્ષણ આપે છે ...સુનિશ્ચિત સ્વાસ્થ્યની માહિતીને સાર્વજનિક સાઇટમાં PHI છોડીને અને કમ્પ્યુટરને તેને બહાર જવા પહેલાં છોડી દેવાથી સુરક્ષિત થાય છે. દર્દીની ગુપ્તતા જાળવી રાખવાથી દર્દીઓને તમારી તબીબી સુવિધામાં સારવાર કરવામાં સુરક્ષિત લાગે છે, તે કાયદો છે. દર્દી સ્વાસ્થ્યની માહિતીને ઍક્સેસ કરતી કોઈપણ સંસ્થાને આવરીત એન્ટિટી ગણવામાં આવે છે અને તે કાયદા દ્વારા HIPAA જોગવાઈઓનું પાલન કરે છે અથવા સિવીલ અને / અથવા ફોજદારી દંડનો સામનો કરે છે. તે આવશ્યક છે કે તબીબી નોંધો ગુપ્ત રહે છે અને જે લોકો પાસે યોગ્ય અધિકૃતતા નથી તેમની પાસે ઍક્સેસ કરી શકાતી નથી. દર્દીની સુરક્ષિત આરોગ્ય માહિતી (પીએચઆઇ (PHI)) ને તેની અધિકૃતતા વગર સંબંધિત જાહેરાતોને પ્રાયવેસી રૂલનું ઉલ્લંઘન ગણવામાં આવે છે.