જમણો સમય પસંદ કરો, એક એજન્ડા સેટ કરો, ચાલુ આયાતની વસ્તુઓની ચર્ચા કરો
કાર્યક્ષમ અને ઉત્પાદક રીતે ઉપયોગમાં લેવાતી હોય તો મેડિકલ ઓફિસ સ્ટાફની સભાઓ ખૂબ જ અસરકારક હોઇ શકે છે. સમગ્ર પ્રથા માટે મીટિંગ્સ સંચાર એક મહાન સ્વરૂપ છે અને નિયમિત ધોરણે થવું જોઈએ. જ્યારે બેઠકો અઠવાડિક સુનિશ્ચિત થાય છે, દ્વિ-માસિક અથવા તો માસિક, મેનેજરો અને કર્મચારી સમયસર ફેશનમાં ઓફિસમાં સમસ્યાઓનું નિવેદન કરી શકે છે.
ઘણી વખત બેઠકો બિનઅસરકારક બની શકે છે જ્યારે સમયની મર્યાદાઓ સમાવવા માટે પૂરતી આયોજન ન હોય અથવા પ્રસ્તુત માહિતી યોગ્ય રીતે ગોઠવવામાં ન આવે. અહીં ઘણી રીત છે કે તમે વધુ અસરકારક તબીબી ઑફિસ સભાઓ કરી શકો છો.
1 -
એજન્ડાપ્રમાણભૂત કાર્યસૂચિ વિકસાવવાનું તમને મહત્વના ક્રમમાં દરેક મીટિંગમાં મુખ્ય મુદ્દાઓને સંબોધિત કરવાની મંજૂરી આપે છે. આ દરેક મીટિંગને સરળ રીતે વહેવડાવવા અને તમામ સૌથી મહત્વપૂર્ણ વિષયો પર ચર્ચા કરવા માટે પૂરતો સમય સાથે વિષય પર રહેવાની મંજૂરી આપે છે. ઘણી વખત બેઠકો સુનિશ્ચિત સમય પર જશે, પરંતુ જ્યાં સુધી મહત્વપૂર્ણ મુદ્દાઓ સંબોધવામાં આવે ત્યાં સુધી તમારી મીટિંગ સમયસર સમાપ્ત થઈ શકે છે.
એક લાક્ષણિક બેઠક કાર્યસૂચિમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:
- સ્વાગત અને પરિચય
- ગેરહાજરી
- પાછલી મીટિંગના મિનિટ
- અગાઉના સભામાંથી ઉદ્ભવતા મુદ્દાઓ
- મહત્ત્વના ક્રમમાં ચર્ચા કરવા માટેની વસ્તુઓની સૂચિ
- અન્ય કોઈ પણ વ્યવસાય કે જે સ્ટાફ સભ્યોને અન્ય વિષયો લાવવાની મંજૂરી આપે છે
- આગામી મીટિંગ માટે કોઈપણ નવા વ્યવસાય
- મીટિંગ બંધ
વસ્તુઓની સૂચિમાં, દરેક સભામાં સંબોધિત થવામાં આવતી સ્ટાન્ડર્ડ વસ્તુઓનો સમાવેશ થાય છે. આ ચેપ નિયંત્રણ, HIPAA , અને નાણાકીય ધ્યેયો હોઈ શકે છે.
પાછલા એજન્ડામાંથી રિકરિંગ આઇટમ્સ જુઓ, જેમ કે દાવાઓના ઇનકાર, લાંબા રાહ જોવી અને દર્દી સંતોષના મુદ્દાઓ.
2 -
પેશન્ટ કેર નીડસ સમાવવા માટે ફ્રીક્વન્સી અને સમયની લંબાઈઓફિસની મિનિટોના સમયની લંબાઈ અને લંબાઈ કેટલાંક પરિબળો પર આધારિત છે. તબીબી કચેરીના સમયના નિયંત્રણોને કારણે, બેઠકો દર્દી સંભાળમાં દખલ ન કરવી જોઈએ.
મીટિંગની સુનિશ્ચિત કરવાનો શ્રેષ્ઠ સમય કલાકો પછી અથવા દિવસના ધીમા ગાળા દરમિયાન થશે. આ રીતે મીટિંગમાં થોડા કે કોઈ વિક્ષેપો હશે અને તે સમયને શરૂ અને સમાપ્ત કરી શકે છે. એક દ્વિ-માસિક અથવા માસિક સ્ટાફની મીટિંગ જે એક કલાકથી વધુ સમય સુધી ચાલે છે તે વધુ અનુકૂળ રહેશે.
કેટલાક મેનેજરો મહિનામાં એકવાર નાના જૂથો અથવા વ્યક્તિગત સ્ટાફ સભ્યો સાથે વધુ વિશિષ્ટ મુદ્દાઓને સંબોધવા માટે પણ મળવા માગે છે. આ એક મહત્વનું પગલું છે, જે ઘણી વાર બેઠક યોજનાઓમાંથી બહાર છે. નાના જૂથો અથવા વ્યક્તિગત મીટિંગ્સ લોકોને મુદ્દાઓ લાવવા અથવા ચર્ચા કરવા માટે પરવાનગી આપે છે કે તેઓ કોઈ મોટા જૂથની આગળ ચર્ચા કરવા તૈયાર ન હોય. વ્યવસ્થાપકો આનો ઉપયોગ કોઈ પણ વ્યક્તિને એકીકૃત કર્યા વિના, સ્ટાફ સભ્યો સાથે ગોપનીય સમસ્યાઓની ચર્ચા કરવાની તક તરીકે પણ કરી શકે છે.
3 -
તબીબી સેટિંગમાં મહત્વની બાબતોની ચર્ચા કરોદરેક ઓફિસ અલગ હોવા છતાં, તબીબી કચેરીની ગતિશીલતા પ્રકૃતિની સમાન હોય છે. તમારી તબીબી કચેરીએ રાજ્ય અને ફેડરલ માર્ગદર્શિકાઓ સાથે સુસંગત રાખવાનું સુનિશ્ચિત કરવા માટે દરેક સદસ્યમાં કેટલાંક વિષયોને સ્પર્શ કરવો જોઈએ.
- HIPAA: બધા હેલ્થકેર પ્રદાતાઓ પાસે HIPAA પાલન સંબંધિત તેમના સ્ટાફને તાલીમ અને જાણ કરવામાં રાખવા માટેની જવાબદારી છે શું ઈરાદાપૂર્વક અથવા આકસ્મિક, PHI ના અનધિકૃત ખુલાસાને HIPAA નું ઉલ્લંઘન ગણવામાં આવે છે. રૂટિન વાતચીત દ્વારા માહિતીની જાહેરાતને અવગણવાની મહત્વ વિશેની દરેક સભાને તમારી સ્ટાફને યાદ કરાવો; રાહ વિસ્તારોમાં, હૉલવેઝ અથવા એલિવેટર્સમાં દર્દીની માહિતીની ચર્ચા કરવી; PHI ની યોગ્ય નિકાલ; અને માહિતીની ઍક્સેસ સખત રીતે કર્મચારીઓ સુધી મર્યાદિત છે, જેની નોકરી માટે તે માહિતીની જરૂર છે.
- ચેપ નિયંત્રણ: ચેપી રોગોનો ફેલાવો અટકાવવા એ તબીબી કચેરીમાં ચેપ નિયંત્રણનો મુખ્ય ધ્યેય છે. જેમ આપણે બધા જાણીએ છીએ, યોગ્ય હાથ ધોવાનું એ ચેપ ફેલાવવાનું અટકાવવાનું સૌથી અસરકારક માર્ગ છે. જો કે, હાથ ધોવાથી જ કામ ન કરી શકે. મૈત્રીપૂર્ણ રીમાઇન્ડર્સ સ્ટાફ અને દર્દીઓ સુરક્ષિત રહેવાની ખાતરી કરવા માટે લાંબા માર્ગે જશે.
- નાણાકીય લક્ષ્યાંકો: કોઈપણ આરોગ્યસંભાળ સુવિધાની સફળતા મેડિકલ ઓફિસની નાણાકીય નીતિની મજબૂતાઈ પર આધાર રાખે છે અને કેવી રીતે ઓફિસ તેના નાણાકીય લક્ષ્યાંકો સુધી પહોંચે છે. કર્મચારીઓને જાણ કરવી કે ઓફિસ સારો દેખાવ કેવી રીતે કરે છે તે સારી રીતે અથવા નબળી રીતે કરી શકે છે. ઓફિસની નાણાકીય સ્થિતિ કર્મચારીઓ માટે એટલી જ મહત્વપૂર્ણ છે કારણ કે તેઓ જાણે છે કે જ્યાં સુધી ઓફિસ સારી રીતે આર્થિક રીતે કામ કરે છે, તેમનું વધુ સુરક્ષિત તેઓ તેમની નોકરીઓમાં અનુભવી શકે છે.