ટી તે તબીબી કચેરીના ફ્રન્ટ ડેસ્ક ખૂબ જ વ્યસ્ત સ્થળ હોઈ શકે છે. તબીબી કચેરીની સરળ કામગીરી માટે ફ્રન્ટ ડેસ્ક સ્ટાફ આવશ્યક છે. ફ્રન્ટ ડેસ્ક સ્ટાફમાં સામાન્ય રીતે રિસેપ્શનિસ્ટ્સ અને / અથવા તબીબી મદદનીશોનો સમાવેશ થાય છે અને તબીબી કચેરીના કદના આધારે એક વ્યક્તિ બન્ને હોઈ શકે છે. ક્લિનિકલ ફરજો એકાંતે, ફ્રન્ટ ડેસ્ક પાંચ વહીવટી ફરજો માટે જવાબદાર છે:
- શુભેચ્છા દર્દીઓ
- ટેલિફોનનો જવાબ અને સંચાલન
- નિયુક્તિઓ સુનિશ્ચિત કરવી
- ઇન્ટરફોિસ સંચાર
- બાહ્ય પત્રવ્યવહાર
1 -
શુભિત દર્દીઓશુભેચ્છા આપનારા દર્દીઓ માત્ર તમે શું કહેશો તે વિશે નથી, તે પણ છે કે તમે દર્દીઓ સાથે કેવી રીતે વાતચીત કરો છો. ફ્રન્ટ ડેસ્ક દર્દીઓને સ્વાગત અનુભવવા માટે જવાબદાર છે.
ફ્રન્ટ ડેસ્ક એ પ્રથમ છાપ છે જે તબીબી પ્રેક્ટિસના ફોન અથવા મુલાકાત વખતે દર્દી મેળવે છે. તે અગત્યનું છે કે ફ્રન્ટ ડેસ્ક અપવાદરૂપ ગ્રાહક સેવા પહોંચાડે છે અને તબીબી પ્રેક્ટિસનું હકારાત્મક પ્રતિનિધિત્વ કરે છે.
દર્દીઓને શુભેચ્છાના અન્ય માર્ગો અહીં છે:
- યોગ્ય ટેલિફોન શિષ્ટાચારનો ઉપયોગ કરીને નમ્ર, સુસંગત રીતે જાળવી રાખતાં ફોનને જવાબ આપો
- સ્વાગત વિસ્તારને સ્વચ્છ અને વ્યવસ્થિત રાખે છે
- વ્યક્તિગત અને નાણાંકીય માહિતી સહિત દર્દીની વિગતવાર દર્દી માહિતી એકત્ર કરીને નવા દર્દીઓ અને અપડેટ્સ દર્દીઓની વસ્તી વિષયક માહિતીને અપડેટ કરે છે
- દર્દીઓના આગમનના પ્રદાતાને સૂચિત કરીને દર્દી પ્રવાહની સહાય કરે છે, વિલંબથી વાકેફ હોવાથી અને દર્દીઓ અને ક્લિનિકલ સ્ટાફ સાથે વાતચીત
- દર્દીઓને પ્રતિભાવ આપે છે, સંભવિત દર્દીઓ, અને નમ્ર રીતે મુલાકાતીઓની પૂછપરછ
2 -
ટેલિફોનનું સંચાલનનમ્ર અને સુસંગત રીતે ફોનના જવાબ આપવાથી દર્દીઓને શુભેચ્છાઓનો ભાગ છે, તે ફ્રન્ટ ડેસ્કની ટેલિફોન જવાબદારીઓની એકમાત્ર ફરજ નથી. ફ્રન્ટ ડેસ્કની બધી આવશ્યક કૉલ્સ પ્રાપ્ત કરવાની અને જ્યારે જરૂર હોય ત્યારે આઉટગોઇંગ કૉલ્સ કરવાની જવાબદારી હોય છે.
- ઇનકમિંગ કોલ્સ: ઇનકમિંગ કૉલ્સમાં દર્દી કોલ્સ, ટેલિમાર્કેટર્સ, ફાર્માસ્યુટિકલ રેપ, અન્ય દાક્તરો અને વધુ શામેલ છે. આ સંદેશાવ્યવહાર કુશળતાનો ઉપયોગ કરીને ટેલિફોનનું સંચાલન કરતી વખતે ફ્રન્ટ ડેસ્કને યોગ્ય ટેલિફોન શિષ્ટાચારનો ઉપયોગ કરવો આવશ્યક છે: સક્રિય સાંભળનાર બનો, સારી ફોન મેનર્સ, સ્ક્રીન કૉલ્સ, ઉપયોગની કુશળતા, પ્રશ્નો પૂછો, અને ગુપ્તતા જાળવી રાખો.
- આઉટગોઇંગ કોલ્સ: ક્યારેક ફ્રન્ટ ડેસ્કને દર્દીની નિમણૂકની ચર્ચા કરવા માટે આઉટગોઇંગ કોલ્સ મૂકવા, બહારની નિમણૂંકો અથવા રેફરલ્સ બનાવો, અથવા ઑર્ડર સપ્લાય કરી શકે છે. તબીબી કચેરીના પ્રતિનિધિ તરીકે, યોગ્ય ટેલિફોન શિષ્ટાચારનો ઉપયોગ કરવો તે જ મહત્વપૂર્ણ છે.
3 -
નિમણૂંક સુનિશ્ચિતશ્રેષ્ઠ દર્દી અનુભવ અને સરળ દર્દી પ્રવાહ માટે અસરકારક સુનિશ્ચિત કરવું આવશ્યક છે. મોટા ભાગના તબીબી કચેરીઓ શેડ્યૂલિંગ સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરે છે જે સુનિશ્ચિત કરવાની નિમણૂંક સરળ અને સરળ બનાવે છે. જો કે, ફ્રન્ટ ડેસ્ક રદ્દીકરણ અથવા નો-શો ભરવા અને દર્દીઓ અને ફિઝીશિયનો માટે શેડ્યૂલમાં ફેરફારોને સંચાર કરવા માટે કાર્યક્ષમ બનવા માટે સક્ષમ હોવા જોઈએ.
4 -
ઇન્ટરફિસ કમ્યુનિકેશનતબીબી કચેરીના ફ્રન્ટ ડેસ્ક સંચાર હબ જેવું છે. મોટેભાગે ઇન્ટરઓસેસ સંચાર એ ફ્રન્ટ ડેસ્ક મારફતે જાય છે, ખાસ કરીને જ્યારે તે દર્દીને સંબંધિત કોઈ વહીવટી કાર્યોનો સમાવેશ કરે છે.
સૌથી અસરકારક રીતે સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત માહિતી પ્રત્યાયન કરવા માટે નિર્ણાયક છે. આંતરિક મેમ્બર ઈમેઈલ, એક ક્રિયાપ્રતિક્રિયા, અથવા ગ્રુપ સેટિંગ દ્વારા મેમોમાં કોઈ લેખિત પત્રવ્યવહારમાં, વિષય પર વળગી રહેવું તે મહત્વનું છે અને રસ્તાની બહારના સ્થળે નહીં.
અસરકારક ઇન્ટરઓફીસ સંચાર માટે જરૂરી કેટલાક મૂળભૂત કુશળતા સમાવેશ થાય છે:
- ટેલિફોન શિષ્ટાચાર
- ગ્રાહક સેવા
- મૂળભૂત શબ્દ અને એક્સેલ કાર્યક્રમો
- સમય વ્યવસ્થાપન
- સંસ્થા કુશળતા
5 -
બાહ્ય સંચારબાહ્ય સંદેશાવ્યવહારમાં સંભવિત વિક્રેતાઓ, અન્ય ફિઝિશિયન પ્રેક્ટિસ, વીમા કંપનીઓ અને અન્ય વ્યવસાયો સાથે સંચાર કરવામાં આવે છે. આમાં આઉટગોઇંગ ફોન કૉલ્સ, વ્યાવસાયિક અક્ષરો ટાઇપ, ફેક્સિંગ અને મેઇલિંગ લેટર્સ કરવાની જરૂર છે.
વહીવટી પ્રક્રિયાઓ અને કાર્યવાહી સહિત સામાન્ય રીતે એક બિઝનેસ પ્રોગ્રામમાં સર્ટિફિકેટ અથવા એસોસિયેટ્સની ડિગ્રીથી મેળવી શકાય તેવી કાર્યવાહીનું જ્ઞાન, દાવાના પ્રક્રિયા, દર્દીના ચાર્ટ્સ તૈયાર કરવા અને મૂળભૂત કમ્પ્યુટર કુશળતા. મૂળભૂત વહીવટી મદદનીશ કુશળતા અને ઓફિસ ઓફિસ પર્યાપ્ત રીતે ચલાવવા માટે સમર્થ છે ફ્રન્ટ ઓફિસ સફળતા માટે મહત્વપૂર્ણ છે.