તમારી તબીબી કચેરીમાં કર્મચારી ગેરવર્તણૂક અટકાવવા અને શોધી કાઢો
આંતરિક નિયંત્રણોની વ્યાખ્યા પ્રોગ્રામ તરીકે કરવામાં આવી છે, જે છેતરપિંડીને નકારવા, કંપનીના સંસાધનોનું રક્ષણ કરવા અને કાયદાઓ અને નિયમનોનું પાલન કરવા માટે રચાયેલ છે. આંતરિક નિયંત્રણ ફક્ત અસરકારક હોય છે જો તેઓ તબીબી કચેરીની ચોક્કસ જરૂરિયાતો, અમલમાં મૂકાયેલ, નિરીક્ષણ કરવામાં આવે છે અને તે નક્કી કરવા માટે માપવામાં આવે છે કે તેઓ આયોજિત કાર્યરત છે.
તબીબી કચેરીએ આંતરિક નિયંત્રણોના સંબંધમાં નીતિ બનાવીને કર્મચારી ગેરવર્તણૂકને અટકાવવા અને શોધવા માટે સક્રિય અભિગમ લેવો જોઈએ. નિશ્ચિત સ્તરના જોખમને ઘટાડીને કોઈપણ આંતરિક નિયંત્રણ પ્રક્રિયામાં નિવારણ અને નિદાન ખૂબ મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે.
1 -
વ્યવસાયો ભાડેશ્રેષ્ઠ તબીબી ઓફિસ સ્ટાફની ભરતી આંતરિક નિયંત્રણ પ્રક્રિયાને મજબૂત કરવાની એક અસરકારક રીત છે. કર્મચારીઓની નિમણૂક કરવી કે જે સક્ષમ, વિશ્વસનીય અને વિશ્વસનીય છે તે ઉમેદવારોને સારી રીતે તપાસવાથી ફક્ત સારા બિઝનેસ અર્થમાં છે. બેકગ્રાઉન્ડ ચેક્સ અને રેફરન્સ ચેક્સ કોઈ ખરાબ સફરજનને ઘડવાની સરળ રીત છે અને ચોક્કસ લોકોને નોકરી માટે અરજી કરવાથી અટકાવે છે.
જો અગાઉના એમ્પ્લોયરને રોજગાર સ્થિતિ અને રિચરી માટેની લાયકાત સિવાયની કોઈ પણ માહિતી આપવાની પરવાનગી નથી, તો તમે અરજી કરી શકો છો કે અરજદારો વધુ વિગતવાર માહિતી મેળવવા માટે અગાઉના સુપરવાઇઝર અથવા સહકાર્યકરો માટે સંપર્ક માહિતી પૂરી પાડે છે. ક્રેડિટ તપાસ સહિતની પૃષ્ઠભૂમિ તપાસમાં અરજદારના વ્યક્તિગત ઇતિહાસ વિશે વિગતો પણ આપવામાં આવી છે.
વધુ
2 -
ફરજો અલગફરજો અલગ કરવાથી એક કર્મચારીને નાણાંની વ્યવસ્થાને લગતી અનેક વ્યવહારોની જવાબદારી હોવાનું અટકાવવામાં આવે છે. જ્યારે પણ કોઈ કર્મચારીને નાણાંનો ઉપયોગ કરવો હોય ત્યારે ત્યાં એક વ્યક્તિ હોવી જોઈએ જે ચોક્કસ વ્યવહારોને મંજૂરી આપે છે, પ્રક્રિયા કરવા માટે જવાબદાર અન્ય વ્યક્તિ, અને સમાધાન અને નોંધણી માટે એક અલગ વ્યક્તિ. આ સુનિશ્ચિત કરે છે કે કોઈ પણ વ્યક્તિ કોઈ કાર્ય કરી શકતું નથી કે જે કોઈ અન્ય વ્યક્તિ દ્વારા શોધી કે તેની સમીક્ષા કરવામાં આવતું નથી.
ફરજો અલગ થવાથી કોઈ પણ રકમ ગુમાવવાની ફરજ પડે છે, ભલે તે ફ્રન્ટ ડેસ્ક લેવલ પર હોય અથવા તબીબી કચેરીના વહીવટી સ્તર હોય. જ્યારે કર્મચારીઓ જાણે છે કે દરેક પ્રક્રિયાને ટ્રેક અને મોનિટર કરવામાં આવે છે, તે કાર્યો કરવા માટે ચોકસાઈ અને પ્રમાણિકતાને પ્રોત્સાહન આપે છે.
3 -
દસ્તાવેજીકરણદરેક નાણાકીય વ્યવહારમાં એક કાગળ ટ્રાયલ હોવું જોઈએ. દસ્તાવેજીકરણ માત્ર લેખિત અથવા ક્રિયાઓના દસ્તાવેજીકરણ કરવાની પ્રથા નથી, પરંતુ ઇન્વૉઇસેસ અને પેમેન્ટ રેમેંટન્સ જેવા તમામ નાણાકીય રેકોર્ડ્સની નકલોને પણ રાખવી. મૌખિક વિનંતી પર આધારિત સોદા કરવા ક્યારેય કર્મચારીઓને જાણ થવી જોઈએ નહીં.
માન્ય દસ્તાવેજીકરણમાં સત્તાવાર તબીબી ઓફિસ ફોર્મ્સ, લેટરહેડ અથવા ઇન્વૉઇસેસ શામેલ છે અને સહી કરીને અધિકૃત હોવા જોઈએ, જ્યારે જરૂર પડે ત્યારે. ચેક્સમાં હંમેશાં એક ભરતિયું હોવું જોઈએ, જેમ કે રીફંડ, નાણાં પરિવહન અથવા ચુકવણી પોસ્ટિંગ્સ. કેશ માત્ર સ્વીકારવામાં આવશે, જ્યાં સુધી દર્દીને બદલાવ પાછો આપવા નહીં આપે. રોકડ બોક્સ સમાધાન દરેક શિફ્ટની શરૂઆત અને અંતે દસ્તાવેજો પણ આપવું જોઈએ.
4 -
શારીરિક અને ઇલેક્ટ્રોનિક સુરક્ષાસેફેસ, એલાર્મ સિસ્ટમો, કેમેરા અને તાળાઓનો ઉપયોગ તબીબી કચેરીને ડેટા, ઈન્વેન્ટરી, અસ્કયામતો, અને નાણાંની સુરક્ષાની મદદ કરી શકે છે.
1. તબીબી કચેરીના સ્ટાફ દ્વારા મર્યાદિત ઍક્સેસ સાથે બધા રોકડ બૉક્સીસ, ચેક અને રસીદ પુસ્તકો સલામત રીતે લૉક કરો. સંયોજનો નિયમિતપણે બદલવાની જરૂર છે.
2. કલાક અને નોન-ઑપરેશનલ ટ્રેડીંગ માટે અલાર્મ સિસ્ટમો હોય છે.
3. કૅમેરોને દરેક પ્રવેશદ્વાર અને બહાર નીકળો, ફ્રન્ટ ડેસ્ક અને સલામત રાખીને રાખવામાં આવે છે.
4. સપ્લાય રૂમ અને / અથવા ફાર્મસી કેબિનેટને દરરોજ દરરોજ લૉક કરો અને માત્ર જરૂરી વિસ્તારોની ઍક્સેસની મંજૂરી આપો.
ઇલેક્ટ્રોનિક રક્ષકોમાં પાસવર્ડ્સનો ઉપયોગ અને માત્ર અધિકૃત કર્મચારીઓની ઍક્સેસ મર્યાદિત છે.
5 -
મોનીટરીંગ ઓપરેશન્સઑપરેશન્સને મોનિટર કરવાની કોઈ રીત વિના કોઈપણ આંતરિક નિયંત્રણ પ્રક્રિયા અપૂર્ણ હશે. આંતરિક નિયંત્રણની દેખરેખમાં પ્રક્રિયાઓ યોગ્ય રીતે કાર્યરત છે તેની ખાતરી કરવા માટે દૈનિક કામગીરીની સમીક્ષા કરવાની છે.
1. રોકડ સમાધાન
2. એકાઉન્ટ અથવા ચાર્ટ ઑડિટિંગ
3. રિપોર્ટ્સની તુલના કરીને ચકાસણી
4. નિયમિત ઈન્વેન્ટરી તપાસ
બધી પ્રક્રિયાઓ પર નજર રાખવી એ આવશ્યક છે, પરંતુ પ્રથમ અને અગ્રણી એક તબીબી ઓફિસ મેનેજર નીચે મુજબ છે :
1. નિયમો અને ધ્યેયો સ્થાપિત કરો
2. બધા સ્ટાફ તેમને વાતચીત
3. નિયમિત ધોરણે પ્રતિસાદ આપો