કોઈપણ તબીબી પ્રેક્ટિસની સફળતા માટે દર્દીની સંતોષ મહત્વપૂર્ણ છે. કમનસીબે, દર્દી સંતોષ અસ્થિર વસ્તુ બની શકે છે. "અભિપ્રાય પેટના બટનો જેવા છે; દરેકની પાસે એક છે, "અને જ્યારે ક્લિનિક દરરોજ ડોક્ટર દીઠ 25-40 દર્દીઓ જુએ છે, તે પેટ બટન્સ, એઆર, મંતવ્યો ઘણો છે. કોઈ પણ દિવસે દરેક દર્દીને ખુશ કરવા માટે ખરેખર મુશ્કેલ હોઈ શકે છે, પરંતુ જો દરેક સ્ટાફ સદસ્યને આ ધ્યેય પૂરો કરવા અંગેના મતભેદ હોય તો તમે અંધાધૂંધીમાં છો અને તારાઓની દર્દી પ્રતિસાદ કરતાં ઓછા છો.
આ કારણોસર, સમજશકિત તબીબી ઓફિસ મેનેજર તેમના સ્ટાફ માટે અમલ અને અભ્યાસના ધોરણો અમલમાં મૂકશે.
દર્દી સંતોષ માટે અભ્યાસના ધોરણો દર્દીના સંપર્ક અને અસર પ્રત્યેક પાસાને સંબોધે છે, જેમાં ટેલિફોન શિષ્ટાચાર , દર્દીના શુભેચ્છાઓ, અને કાર્યવાહી તેમજ સૂચનાઓ અને સુનિશ્ચિતતા જેવી સમસ્યાઓનો સમાવેશ થાય છે. જ્યારે કોઈ ઓફિસ પાસે સ્પષ્ટ ધોરણો અને અપેક્ષાઓ હોય તો ભૂલ અથવા ગેરસમજની સંભાવના ઘટે છે અને દર્દી સંતોષ મોટે ભાગે વધે છે.
ઓફિસ સ્ટાન્ડર્ડ્સ બનાવવા માટે ઓફિસ મેનેજરની રોલ
જ્યારે ઑફિસ સ્ટાન્ડર્ડ ઇન્ડેક્સ અથવા પોલિસી અને પધ્ધતિ પુસ્તિકા બનાવતી વખતે, ઓફિસ મેનેજરને દર્દી સંભાળના દરેક પાસાને પ્રારંભિક સંપર્કથી અંતિમ બિલિંગ સુધી વિચારવું જોઇએ. પ્રત્યેક બિંદુઓના સંપર્ક અને ભૂમિકામાં દરેક કર્મચારીની ભૂમિકાને લિસ્ટ કરવી એ દરેક દર્દીની સંભાળ પર તેમની વ્યક્તિગત અસર માટે તેમને માલિકીની સમજ આપતી વખતે સ્ટાફ સભ્યોમાં સમુદાયની સમજને પ્રોત્સાહન આપશે.
જ્યારે એક કર્મચારી સમજે છે કે કેવી રીતે તેમની નોકરી તેમના સાથીદારોને સહાય કરે છે અને દર્દીને સેવા આપે છે ત્યારે તેઓ એકંદર નોકરીની સંતોષ અનુભવે તેવી શક્યતા છે અને કામગીરીમાં સુધારો કરે છે. મેડિકલ ઓફિસના કર્મચારીઓ કે જેઓ તેમના કાર્યમાં ગૌરવ લે છે તેઓ સારી ગ્રાહક સેવા પૂરી પાડે છે જેના પરિણામે વધુ દર્દી સંતોષ મળે છે.
દરરોજ દર્દીના સંપર્કની યાદીમાં, ઓફિસ મેનેજર પછી દરેક બિંદુ માટે પ્રમાણભૂત બનાવી શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, ફોનની જવાબ આપવા માટે એક માનક અસ્તિત્વ ધરાવે છે તેની ખાતરી કરવા માટે કે તમામ કૉલ્સને સતત નિયંત્રિત કરવામાં આવે છે અને જેમ કે માહિતી શામેલ છે; કેટલી વાર ફોન જવાબ આપી શકાય તે પહેલાં રિંગ કરી શકે છે, દરેક કોલના જવાબ માટે સ્ક્રિપ્ટ, અને સૌથી વધુ સમય, કોઈપણ કૉલને પકડ પર મૂકી શકાય છે. દર્દીની ચેક-ઇન માટેના પ્રમાણમાં રૂઢિગત શુભેચ્છા, સહ-પગારની યાદ અપાવનાર અને દર્દીની રાહ જોવાની અંદાજિત સમય હોઈ શકે છે. પ્રત્યેક કાર્ય માટેનાં ધોરણો કાર્યાલય ટીમને આ અનુમાનોને અનુસરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરશે, તેમને અનુસરવા માટે એક મોડેલ આપીને, અને આ જ ધોરણો દર્દીને જે સ્વીકાર્ય અને સંતોષકારક ગ્રાહક સેવા દેખાશે તે શીખશે.
સંપૂર્ણ ધોરણો ઇન્ડેક્સ અથવા પોલિસી મેન્યુઅલમાં કામ વર્ણનનો સમાવેશ થવાની શક્યતા છે. ઓફિસ મેનેજર દરેક સ્ટાફ સભ્યો અને તેમની જવાબદારીઓને ધ્યાનમાં લેશે. દરેક કર્મચારી પાસે તેમની સ્થિતિ માટે નોકરીનું વર્ણન હોવું જોઈએ. આ દસ્તાવેજ મૂલ્યાંકનના અને બેન્ચમાર્ક, તાલીમ અને શિક્ષણ માટેના સાધન તેમજ સ્વયં-મૂલ્યાંકન અને સુધારણાના કર્મચારી માટેનું સાધન હશે. જોબનું વર્ણન આ ફરજને જવાબદાર, તમામ કાર્યો, કાર્યો અને જવાબદારીઓ, તેમજ આ ફરજોને લગતી કોઈપણ યોગ્ય સમય મર્યાદા, સમયપત્રક અથવા સમય ફ્રેમની યાદી આપશે.
વધુમાં, આ દસ્તાવેજમાં કોઈ ખાસ તાલીમ અથવા શિક્ષણની આવશ્યકતાઓનો સમાવેશ થશે. જ્યાં સુધી આ માહિતીને દરેક કર્મચારી સાથે સખતપણે ગોપનીય રાખવાની રહેશે નહીં ત્યાં સુધી નોકરીનું વર્ણન પગાર ધોરણ, લાભો અને કામના કલાકોને સમાવી શકે છે.
નીતિ પુસ્તિકાનો બીજો ભાગ "વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો" વિભાગ હોઈ શકે છે. આ વિભાગ વારંવાર પૂછવામાં આવે છે કે જે વારંવાર કહેવામાં આવે છે કે વારંવાર સમાન અથવા સમાન જવાબો હોય છે, જેમ કે "મારા લેબ કામમાંથી પરિણામો મેળવવા માટે કેટલો સમય લેશે" અથવા "તમારી રદ કરવાની નીતિ શું છે?" સુસંગત માહિતી રાખવાથી સ્ટાફ માટે મદદરૂપ થાય છે અને દર્દીઓ એકસરખું.
કર્મચારી સંતોષ પણ મહત્વનું છે
જ્યારે દરેક કર્મચારી જાણે છે કે તેમની જવાબદારીઓ શું છે, તેમની સ્થિતિ દર્દી અને તેના સાથીદારોને કેવી રીતે અસર કરે છે, અને તેમને આવશ્યક અપેક્ષાઓ કેવી રીતે પૂરી કરવી, તેઓ તેમના સ્થાને સંતુષ્ટ થવાની શક્યતા વધુ હોય છે. જ્યારે તમારા કર્મચારીઓ તેમની નોકરીથી સંતુષ્ટ થાય છે અને જાણે છે કે તેમને શું જરૂરી છે, દર્દીઓને સંતોષ થશે કે તેઓ ગુણવત્તા ગ્રાહક સેવા પ્રાપ્ત કરે છે. ક્વોલિટી ગ્રાહક સેવા મોટે જાહેરાતના મુક્ત શબ્દ, ક્લિનિક, ફિઝિશિયન અને સ્ટાફની વધુ સારી ઓનલાઇન સમીક્ષાઓ અને વધુ સફળ પ્રણાલીમાં પરિણમે છે.